У вас есть личная почта Gmail и вас устраивает его интерфейс в стандартном виде, а из функций достаточно отправки и получения сообщений. Но когда Gmail становится вашим рабочим почтовым клиентом, а количество писем начинает рости, хочется разделить потоки сообщений от разных департаментов и компаний, отметить важные сообщения или найти документы, отправленные полгода назад важному партнеру и многое другое.

В Gmail для этого есть много инструментов, поговорим о наиболее полезных из них.

Фильтры

Сортировка писем по отправителям, теме, словам и другим критериям сделает работу с почтой удобнее. Для того, чтобы настроить фильтры, откройте Gmail и вверху страницы в поле поиска нажмите на значок  🔽. В открывшейся форме укажите критерии фильтра. Далее вы можете указать, какие действия должен выполнять Gmail с письмами, удовлетворяющими критериям отбора.

Например, настроим фильтр, чтобы все входящие письма с почтового домена @google.com попадали в группу Google вашей почты.

Также вы можете автоматически пересылать, удалять письма и помечать их как важные, сделав соответствующие настройки в правилах фильтрации. Все очень просто.

Маркеровка писем

Специальные маркеры (звезды) на письмах позволяют выделить сообщения, которые важны для вас, требуют отдельного внимания, или, например, показались непонятным.

Создание задач на основании писем

Любое сообщение можно перенести из почты в задачи, установить deadline и контролировать исполнение. Сделать это можно непосредственно в интерфейсе Gmail. При этом, связь задач и писем не теряется. Вы можете перенести сложные вопросы в задачи, а после их выполнения, ответить отправителю, перейдя в письмо из самой задачи Google Keep.

Создание задачи в Google Keep на основании письма Gmail

Отзыв сообщений

У каждого был случай, когда он отправлял письмо не закончив его или не тому адресату. Что мы делаем в таком случае? Пытаемся отозвать это письмо.

Скажем сразу, в Gmail, Outlook и других почтовых системах можно удалять и отзывать письма только внутри вашего почтового сервера. Часто пользователи просят отозвать письма, отправленное контрагенту. Так вот, это не возможно.

Gmail имеет ряд особенностей в сравнении с Outlook и Microsoft Exchange. В Gmail вы не можете удалять письма спустя определенное время после их отправки, эту задачу может выполнить только администратор. Как это сделать мы писали в этой статье. В Outlook пользователь может отозвать письмо в любой момент, только если оно не было прочитано получателем.

В Gmail можно установить время, в течение которого он позволит отозвать отправленное сообщение. При этом, в указанный период времени получатель не сможет его прочитать. Дело в том, что мысль об отзыве обычно приходит в первые секунды, а не спустя час.

Чтобы настроить данную функцию, необходимо в настройках включить "отмену отправки" и установить время от 5 до 30 секунд. В течение этого времени, после отправки письма, внизу будет вот такая кнопка:

Отмена отправки сообщения в Gmail

Нажмите "Отменить", если это письмо было адресовано любимой жене, а не своему начальнику.  

Offline доступ

Есть Gmail работает в браузере, но с ним можно работать без подключения к интернету. Для этого

  1. Откройте настройки Gmail Офлайн.
  2. Установите флажок "Включить офлайн-доступ к почте".
  3. Выберите настройки, например период синхронизации.
  4. Сохраните изменения.
Gmail настройка работы offline

Для удобства добавьте в Chrome закладку с адресом mail.google.com

Shortcuts

Ну у наконец для тех, у кого на счету каждая секунда ⏳– shortcuts (или горячие клавиши). Для того чтобы посмотреть горячие клавиши в интерфейсе Gmail надо нажать shift + ?

Например, эти сочетания клавиш позволяют отправить письмо <⌘> + <Enter>, добавить людей в обычную <⌘> + <Shift> + c или скрытую копию <⌘> + <Shift> + b.

Есть вопросы – пишите нам в Telegram или на google@pik.digital

Больше информации о G Suite на  нашем сайте.