Согласно исследованиям Bain & Company, мы тратим до 2 дней в неделю на встречи. Если же бизнес географически распределен, то к двум дням добавляется время на дорогу. В итоге, днем встречи и разговоры, а вечером и по выходным работа.

Для того чтобы проводить встречи эффективнее, необходимо:

  • установить правила и придерживаться их
  • внедрить практивку удаленных видео и аудио-встреч

Правила

У CEO таких компаний как Amozon – Джефф Безос и SpaceX – Илон Маск свои правила проведения встреч. Джефф Безос считает, что во встрече должно принимать не больше участников, чем можно накормить двумя пиццами. Илон Маск требует от всех собравшихся участие в обсуждении вопроса встречи. Если сказать нечего, значит ты тут лишний.

Выделим следующие, на наш взгляд обязательные, условия провдения встреч:

  • Обязательная повестка.
  • Начало и конец встречи вовремя. Уважайте свое и чужое время. Учитесь быстро принимать решения.
  • Если нечего сказать – не приходите.
  • Конкретный результат каждой встречи. Фиксируйте следующие шаги, ответственных и срок выполнения задач.

Удаленные встречи

Какие задачи необходимо решить для организации удаленных встреч:

  • выбрать софт для аудио и видео-конференций
  • обеспечить оборудованием сотрудников для подключения не из переговорной
  • оборудовать переговорные

Софт – Hangouts Meet, дал нам следующие возможности:

  • авторизация сотрудников по LDAP
  • простое подключение к конференции внешних пользователей
  • интеграция с календарем
  • интеграция с другими системами видеоконференций
  • возможность расшарить экран, добавить вложения, вести чат с учасниками, записать встречу.

Для начла встречи достаточно зайти в Hengouts meet и выбрать текущую встречу из списка.

Screenshot-2018-12-15-at-13.57.48

В Hangouts можно записать встречу и предоставить доступ к этой записи по ссылке. К примеру, Netflix записывает квартальный отчет для инвесторов в Hangouts meet.

Оборудование для сотрудников – корпоративный ноутбук или личный телефон. Мы перестали закупать стационарные компьютеры и теперь выдаем только ноутбуки Lenovo T470s или MacBook Pro 13. В настоящий момент 1400 сотрудников может участвовать во встрече с ноутбука, а 8 тысяч со своего личного телефона, имея учетную запись G Suite.

Оборудование переговорныхHangouts Meet Hardware. Такое оборудование стоит в офисах Google по всему миру. Поставщики в России его не предлагают, но его легко купить и доставить.

В комплект Hangouts Meet Hardware входит:

  • Камера HD 1080p.
  • Спикер. В большую переговорную можно поставить несколько, заказав их дополнительно.
  • Компьютер Asus Chromebox 3, 4GB Memory, Intel Core i7 Processor.
  • Touch-дисплей, показывающий текущую и все предстоящие встречи в данной переговорной.

Достаточно выбрать на touch-панели нужную вам встречу и вы подключите переговорную к остальным участникам конференции. Интерфейс панели такой же как и в Hangouts meet.

На основании отчета Google Calendar по нашему домену в декабре 2018 года в компании было проведено 1 746 видео-встреч и их число постоянно растет.

Есть вопросы  – пишите нам в Telegram или на google@pik.digital. При желании, можем показать как работает Hangouts Meet Hardware.

Больше информации о G Suite на  нашем сайте.