Функции Google таблиц Проверка данных и Условное форматирование делают навигацию в документе быстрее и проще. Теперь проанализировать данные в таблице даже с большим количество строк займет несколько секунд.

Для примера возьмем таблицу со списком этапов проекта. Используйте поле “Статус” для контроля каждой задачи - просто добавьте столбец с выпадающим списком необходимых значений, например: Выполнено, В работе, Не начато. Для этого в меню Данные > Проверка данных > Правила выберите опцию Значение из списка и в поле рядом укажите необходимые значения через запятую.


Чтобы сделать данные наглядными, выделяйте их цветом.Функция Условное форматирование поможет сделать это автоматически. Для этого в меню Формат > Условное форматирование задайте правила разметки в появившемся окне.

Возвращаясь к примеру с таблицей со списком задач, в правилах указываем

  • Диапазон применения - Столбец со статусом
  • Форматирование ячеек - Текст в точности
  • Значение - В работе
  • Формат - выберете подходящий, например заливка желтым.

Создайте правила для остальных значений выпадающего списка. При изменении статуса задачи цвет ячейки будет изменяться автоматически.


Теперь одного взгляда на документ достаточно, чтобы понять какие задачи выполнены, а какие еще в работе.

С функцией Проверка данных вы можете не только следить за статусом задач, но и управлять сроками их выполнения. Для этого в меню Данные > Проверка данных > Правила выберите опцию Дата и в поле рядом укажите конкретную дату и временной промежуток, когда задача должна быть выполнена.

Если файл редактируется несколькими членами команды, функция Проверка данных поможет избежать ошибок при заполнении таблицы. Для этого к правилам заполнения ячеек в меню Данные > Проверка данных добавьте опцию Для неверных данных > Запрещать ввод данных. Теперь выбранные ячейки могут быть заполнены данным только в выбранном вами формате.

Будьте эффективными и успевайте все!

Есть вопросы – пишите нам в Telegram или на google@pik.digital

Больше информации о G Suite на  нашем сайте.